La conservazione sostitutiva e la digitalizzazione dei documenti rappresentano soluzioni vantaggiose, sia sul piano economico, sia per quanto riguarda la sicurezza.
Uno studio professionale o un’azienda che ha bisogno di archiviare documenti importanti non può affidarsi esclusivamente al cartaceo; soprattutto se i documenti sono numerosi e devono essere conservati per molti anni, si corre il rischio che questi vengano danneggiati o persi.
Secondo quanto affermato dal decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004, la conservazione sostitutiva consente effettivamente di sostituire i documenti cartacei con documenti elettronici.
Archiviazione dei documenti: analisi di una situazione pratica
Non sempre, infatti, è possibile recuperare una copia dei documenti smarriti e, in alcuni casi, questi stessi documenti sono indispensabili per attivare determinate procedure fiscali o legali.
Quindi, le problematiche derivanti dalla perdita di documenti importanti sono tantissime e spesso non facili da risolvere. Al contrario, se lo studio professionale opta per la conservazione sostitutiva, potrà facilmente ovviare al problema utilizzando la versione del documento archiviato in formato digitale.
L’archiviazione digitale, infatti, offre la sicurezza di poter accedere in qualsiasi momento al documento richiesto; il cartaceo diventa esclusivamente un supporto, perciò, se necessario e dopo apposita autorizzazione, può essere distrutto per far spazio negli archivi ai nuovi documenti prodotti.
Conservazione sostitutiva: una soluzione al problema
La digitalizzazione è stata oggetto di numerose riforme nonché di studi e di ricerche: l’Osservatorio ICT & Commercialisti, interno al Politecnico di Milano, ha calcolato che la dematerializzazione comporta un risparmio che va dal 10% al 20% dei ricavi, in base al fatturato dello studio professionale.
Al di là dell’aspetto economico, che merita di essere preso in considerazione, sono diversi i vantaggi che rendono questa procedura una soluzione vantaggiosa per tutti gli studi professionali; molti di questi vantaggi, consentono di capire meglio perché la digitalizzazione sia più economica dell’archiviazione tradizionale:
- archiviare i file in formato digitale consente un risparmio sui costi di stampa; considerando l’ingente numero di documenti stampati ogni giorno all’interno di uno studio professionale, appare subito evidente il risparmio relativo al consumo di carta e toner;
- l’archiviazione sostitutiva dei documenti permette di ridurre i costi di stoccaggio e di tutte le altre operazioni legate a questa attività: i file conservati su supporti elettronici, infatti, richiedono un lavoro decisamente inferiore, sia per l’elaborazione sia per la conservazione.
- A questo proposito, vale la pena sottolineare come vengano ridotti anche i costi e i tempi di gestione dei documenti archiviati; prendersi cura di un archivio digitale, infatti, è molto più semplice ed immediato e richiede un impegno sicuramente inferiore.
I vantaggi dell’archiviazione digitale diventano ancora più evidenti quando si parla di ricerca dei documenti; se reperire un foglio di carta in un archivio tradizionale in alcuni casi può risultare estremamente complesso, recuperare un file digitale richiede in genere pochi clic e pochi secondi.
Questa procedura, perciò, semplifica notevolmente il lavoro di tutti i dipendenti e consente di concludere le operazioni in maniera rapida e molto meno stressante; in altre parole, l’utilizzo del digitale contribuisce a creare un’atmosfera rilassata sul luogo di lavoro.
Infine, la trasformazione dei documenti analogici in documenti digitali comporta una significativa riduzione degli spazi occupati da faldoni e scatoloni: ciò rappresenta un vantaggio non indifferente, soprattutto all’interno di studi professionali molto piccoli.
Qualche informazione sulla conservazione sostitutiva
L’obiettivo della conservazione sostitutiva è l’eliminazione dei documenti analogici e la creazione di un archivio digitale facile da gestire: questa semplice operazione si traduce in una maggiore produttività di chiunque operi all’interno di uno studio professionale.
La possibilità di digitalizzare dati, fatture, dichiarazioni e registri, comporta benefici non indifferenti, sia sul piano economico sia su quello temporale.
L’autenticazione del documento digitale avviene attraverso la firma digitale e la validazione temporale che rende la data certa: i file che possono essere scambiati nei formati XML o PDF, devono sempre riportare la firma e il riferimento temporale.
Una volta conclusa la procedura, il documento digitale va a sostituire quello cartaceo; in alcuni casi, è opportuno richiedere una specifica autorizzazione o comunque informarsi sulle tempistiche di eliminazione dei documenti analogici.
Alcune criticità riguardanti la conservazione sostitutiva emergono sul lungo periodo: i file archiviati in formato digitale, infatti, possono risentire dell’obsolescenza degli hardware e dei software impiegati anni prima, nonché dell’inadeguatezza dei supporti e dei formati utilizzati.
Il costante aggiornamento tecnologico e la consulenza di esperti nel settore – come il team di Unocloud Backup – rappresenta una valida soluzione che consente di affrontare queste problematiche nel migliore dei modi.