L’archiviazione sostitutiva e il backup dei documenti sono fasi fondamentali nell’attività di professionisti che si trovano, ogni giorno, a gestire grosse moli di dati sia cartacei che digitali.
Prendiamo come esempio un commercialista che, operando da libero professionista, ha sempre gestito in autonomia la conservazione digitale dei documenti nel proprio ufficio. Nel passaggio ad un nuovo studio associato, si trova a dover decidere quali tecnologie è più vantaggioso adottare, per soddisfare le esigenze di archiviazione sostitutiva nel migliore dei modi, su un maggiore quantitativo di documenti, riducendo i rischi e garantendosi tutti i vantaggi del caso.
Una prassi lunga decenni ha visto prevalere, negli studi, la tendenza a indicizzare e stoccare fisicamente i documenti, generando archivi spesso di grandi dimensioni che richiedono spazio, manutenzione, cura, tempo in fase di ricerca e molta attenzione dal punto di vista della sicurezza.
L’evoluzione della tecnologia informatica ha fatto sì che l’utilizzo professionale di documenti digitali divenisse uno standard e, anche grazie alle regolamentazioni del decreto del dicembre 2013 in materia, la conservazione sostitutiva si è affermata come alternativa valida, completa, sicura e vantaggiosa sotto l’aspetto economico.
L’archiviazione digitale dei documenti è comunque un processo rigidamente regolamentato e presenta dei rischi che possono essere ridotti, operando le giuste scelte a livello progettuale, in fase di realizzazione o di ammodernamento di un nuovo sistema informatico per l’ufficio.
Sostituire il cartaceo con il digitale è un’operazione necessaria per chi desidera restare al passo con i tempi, raggiungere la massima efficienza e la totale compatibilità con le piattaforme pubbliche e private che, rapidamente, si stanno evolvendo verso il nuovo standard.
Archiviazione sostitutiva: outsourcing o gestione interna?
Le realtà imprenditoriali e i fornitori di beni o servizi che lavorano con documenti digitali, come potrebbe essere lo studio associato del commercialista preso ad esempio, sono in numero sempre crescente.
La conservazione sostitutiva dei documenti può essere gestita internamente all’ufficio, dotandosi di un sistema informatico in grado di coprire l’intero ciclo vita del documento, dalla digitalizzazione o generazione, fino alla sua archiviazione. Parallelamente allo sviluppo di sistemi informatici dedicati alla dematerializzazione dei documenti, sono nate una serie di aziende specializzate nella fornitura del servizio di conservazione sostitutiva in outsourcing.
Entrambe le soluzioni garantiscono i vantaggi della dematerializzazione e permettono di ottenere processi più snelli ed efficienti, oltre ad una riduzione del 10-20% dei costi di gestione dell’ufficio, dovuti al risparmio su archiviazione fisica, consumo di carta, stampe, smaltimento di toner e altri aspetti legati alla gestione documentale.
I punti di forza della conservazione di documenti assegnata in oursourcing sono relativi soprattutto alla sicurezza, in quanto è il fornitore del servizio a dover garantire la solidità dei dispositivi di backup impiegati per l’archiviazione dei file.
Il servizio, però, è in genere più costoso, ha bisogno di una rete internet costantemente performante per il continuo scambio di file con l’istituto che provvede alla conservazione e necessita di un maggior lavoro di preparazione dei documenti, in fase di pre-invio, perché i clienti devono preventivamente autorizzarne l’inoltro a soggetti terzi.
D’altro canto, l’archiviazione sostitutiva gestita in ufficio necessita di un sistema solido e affidabile. Anche se è nettamente più efficiente e meno costosa sul lungo periodo, questa soluzione comporta molti rischi dal punto di vista della sicurezza e dell’integrità dei dati.
La perdita di documenti, dovuta ad esempio alla rottura di un hard disk, potrebbe rappresentare un danno irreversibile per l’attività di un commercialista e, per questo, c’è necessità di individuare e adottare le soluzioni di backup di maggiore garanzia, per poter fruire dei vantaggi di una conservazione fatta in casa, con la massima serenità.
La scelta giusta? Conservazione su rete locale e backup a prova di guasto
Avere i propri documenti stoccati in ufficio ed evitare continui e macchinosi trasferimenti via Internet è un grande valore aggiunto, per uno studio dinamico e produttivo.
La conservazione sostitutiva fatta in casa è consigliata ma, al momento della scelta, si deve pensare immediatamente alle migliori soluzioni di backup professionale che garantiscano la sicurezza al 100%.
La perdita dei dati non è mai un’opzione accettabile e, per questo, il servizio di backup va affidato a professionisti esperti, in grado di assicurare il risultato, impiegando le tecnologie più innovative e affidabili.
Un servizio di backup di qualità è sempre vicino al cliente, con assistenza tecnica costante, particolarmente importante in fase di configurazione e gestione delle piattaforme software.
Il monitoraggio dell’attività da parte del fornitore del servizio è altrettanto utile per tenere i dati al riparo da qualsiasi possibile attacco o da problemi hardware. Le migliori offerte di backup sono, inoltre, modulari e scalabili, pronte a crescere assieme all’attività dell’azienda che servono.
Deduplica e Retention: caratteristiche fondamentali per un backup al passo con i tempi
Un sistema di backup raggiunge l’obiettivo sicurezza non solo mediante le periferiche hardware più performanti e inattaccabili.
Grazie alle deduplica dei dati, i tempi di backup si riducono notevolmente perché questa metodologia permette di trasferire grandi quantità di dati anche su linee a bassa velocità, come le ADSL tradizionali.
Un importante ruolo è ricoperto anche da un’efficace strategia di retention grazie alla quale è possibile gestire il salvataggio su molteplici intervalli temporali.
Ciò garantisce all’utente di mantenere diverse versioni degli stessi file nel tempo, allo scopo di, in caso di attacco di un virus come il Virus Cryptolocker, poter decidere la versione corretta da ripristinare.