Sei un commercialista, un consulente del lavoro, un avvocato, un medico, una piccola o media impresa? Qualunque sia la tua attività, saprai cosa vuol dire raccogliere, conservare e proteggere una mole considerevole di dati e di informazioni in archivi cartacei. Avrai anche affrontato i relativi inconvenienti, pratici ed economici. Prova a digitalizzare i dati e a condividerli su Cloud.
Gestione cartacea degli archivi: un’abitudine rischiosa, scomoda e costosa
Pensa, ad esempio, ai costi di una fattura cartacea per un libero professionista o alla conservazione di documenti aziendali su archivi personali in una grande azienda: nel primo caso, la fatturazione elettronica consentirebbe di ridurre i costi di gestione; nel secondo, la condivisione dei dati su Cloud con backup esterno garantirebbe il rispetto della normativa in materia di Privacy nonché accesso immediato e rapido ai dati a tutti i soggetti coinvolti, ottimizzando i processi di recupero e aggiornamento delle informazioni, per non parlare dei tempi di lavoro, soprattutto in team.
Perché digitalizzare i dati: benefici e vantaggi
La dematerializzazione presenta dunque innumerevoli vantaggi concreti, tra cui la riduzione immediata dei quantitativi di carta da produrre, conservare e proteggere, con evidenti benefici anche per l’ambiente: attraverso l’uso di fogli di calcolo e documenti testuali online si comprimono notevolmente i tempi e i costi di stampa, si spreca meno inchiostro, si smaltiscono meno toner, si abbattono meno alberi.
La condivisione dei dati su Cloud consente altresì di accedere ai dati in modo semplice e veloce, semplificando i meccanismi di ricerca (capita molto spesso di dover reperire con urgenza dati immagazzinati in archivi personali o dispositivi locali) e riducendo il rischio di perdita di informazioni, non più legate ad un dispositivo o contenitore materiale, ma conservati in rete e protetti da sistemi di deduplica e backup di emergenza.
La ricerca dei dati poi diventa comoda, da qualsiasi dispositivo la si esegua: la digitalizzazione e gestione integrata consente di accedere ai dati ovunque e in qualunque momento, ottimizzando tempi di lavoro e processi decisionali, soprattutto per le aziende che operano in Stati diversi e sottoposte a fusi orari differenti. Per accedervi, basterebbe un cellulare, un tablet o altro dispositivo mobile. E una rete Cloud sicura e protetta.
A ciò si aggiungono evidenti vantaggi in tema di sicurezza nella conservazione e monitoraggio, garantita dai dispositivi più moderni e performanti: si tratta di servizi di backup di qualità, attraverso l’uso di periferiche hardware inattaccabili, anche differenti, la deduplica dei dati e di un’efficace strategia di retention, volte a garantire il salvataggio dei dati su molteplici intervalli temporali e il ripristino anche su hardware differenti rispetto alla sorgente del dato. Mi riferisco a sistemi avanzati di backup da remoto – ulteriori e diversi rispetto al backup locale che può fare il singolo professionista o la piccola azienda – in grado di mettere al sicuro qualunque tipo di dato contro i rischi di perdita materiale legata ai sistemi di stoccaggio tradizionale, siano essi dolosi o colposi (come ad esempio, furti, inondazioni e incendi).
Un altro beneficio della dematerializzazione consiste nel rendere superfluo il trasloco o trasferimento dei documenti tra uffici o sedi aziendali differenti nonché di ridurre, sul lungo periodo, i costi di messa a stock e gestione magazzino di banche dati e archivi cartacei, che richiedono notevoli quantitativi di spazio, manutenzione e misure di sicurezza.
La digitalizzazione dei dati è dunque necessaria perché le aziende possano restare al passo con i tempi e le moderne tecnologie, ottimizzando i processi di acquisizione e gestione delle informazioni, con evidenti vantaggi competitivi rispetto alla concorrenza. Si pensi, ad esempio, all’automatizzazione delle attività di data entry e alla possibilità di condividere in tempo reale report e statistiche in modo sicuro in tutte le parti del mondo.
Come gestire l’archivio digitale: in house o in outsourcing
La dematerializzazione è un processo che richiede un cambiamento di prospettiva, consapevoli dei costi e dei rischi collegati ai meccanismi di archiviazione tradizionale e dei benefici rappresentati dal digitale. Un buon inizio è costituito dall’utilizzo e salvataggio di documenti di lavoro in Excel, Word o altro software in pdf non modificabile, nella scannerizzazione dei documenti già esistenti e nella graduale sostituzione della carta con una sempre più meccanica attività di data entry.
Una volta raccolti i dati in formato digitale, la conservazione sostitutiva alla gestione documentale può essere gestita internamente dall’azienda, attraverso l’utilizzo di dispositivi in grado di conservare e proteggere i documenti oppure da professionisti esterni, specializzati nella fornitura di servizi di conservazione sostitutiva in formato digitale. Esperti in grado di offrire servizi personalizzati e modulabili a seconda delle esigenze aziendali, il cui punto di forza è costituito dall’uso di periferiche hardware moderne e altamente performanti nonché sistemi avanzati di backup esterno criptato.
Affidarsi a personale specializzato significa anche garanzia di monitoraggio costante dell’attività, utile per tenere i dati al riparo da qualsiasi possibile attacco o da problemi hardware così da agire in tempo in caso di attacco virus o di pirateria informatica, guasti o interruzione della corrente elettrica. Cosa accadrebbe altrimenti se tutti i tuoi dati e documenti di lavoro importanti – documentazione fiscale, anagrafiche clienti, referti, atti giudiziari – fossero salvati in unica copia su un hard disk locale coinvolto nell’incendio dello stabile o se i dati, salvati su Google Drive, non fossero a norma di legge e quindi esposti all’accesso da parte di operatori non autorizzati?